Estimado (a) Cliente,
Solicitamos a gentileza de sua atenção para as orientações contidas nesta circular e, desde já, pedimos que nos enviem a documentação indicada, com a maior urgência possível.
1- Encaminhar ao nosso escritório, todo mês segue abaixo, para à contabilização e balanço, a saber:
- contas de água, luz, telefone, aluguel, cópias de cheques, avisos de débitos e/ou créditos, recibos de depósitos e extratos bancários (contas correntes e aplicações financeiras), folhas de pagamentos (ou recibos) a empregados, guias de INSS; guias de Cofins, Pis, ISSQN, imposto de renda, ICMS, FGTS, IPI, SIMPLES (em caso de microempresa e empresa de pequeno porte optante) outros impostos, seguros e encargos;
_ notas fiscais (todas) de compras e de vendas, notas e demais comprovantes relativos a gastos e/ou despesas;
_ relações de duplicatas a receber em carteira ou cobrança e de fornecedores a pagar (vencidos ou ainda a vencer - posição em 31/12/2007) e outros documentos acaso existentes.
Atenção: A Informa Contábil não responde por atraso ou mesmo paralisação da Escrita Contábil de sua Empresa, devido à falta de documentos.

2 - Alertamos aos clientes que a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda vêm incrementando anualmente o seu investimento em informática e capacitação de pessoal. Espera-se que as modernizações crescentes das repartições públicas contribuam para termos um fisco bastante eficiente, capaz de apurar omissões de receitas e aplicar infrações com maior rapidez.

3- Reiteramos a importância de se manter rigoroso controle diário de caixa, pois o fisco tem como procedimento básico apurar omissões e/ou reduções de receitas (vendas sem notas, notas “calçadas”, “passivo fictício”, etc.) e outras irregularidades que sujeitam a empresa a severas punições.

4- São de única e exclusiva responsabilidade da empresa e de seu(s) dirigente(s):

• Determinação do período de férias de empregado(s), com atenção especial para as “férias vencidas”;
• Registro de empregado(s) sem a documentação completa (exigida conforme a legislação trabalhista);
• Controle anual de exames médicos;
• Folhas de pagamentos digitadas a cada mês, IMPRETERIVELMENTE ATÉ O DIA 25, para serem encaminhadas aos clientes. As admissões e demissões deverão ser comunicadas imediatamente;
• Controle de documentação referente ao vale transporte cujo fornecimento a todos os empregados é obrigatório, desde novembro de 1987;
• NR 07 – reitera-se ao cliente que admissões e demissões de empregados devem ser precedidas do exame médico admissional e demissional, regulamentada pelo Ministério do Trabalho;
• Obrigatoriedade de implantação do PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário, já exigido desde 01 de janeiro de 2004;
• Comunicação da necessidade de novos blocos de notas fiscais, solicitados com antecedência mínima de 30 dias.
• As admissões deveram estar na contabilidade até o dia 15, com toda  documentação completa (Ficha de admissão).

5- Para que possamos, dentro dos prazos previstos, confeccionarem as guias de recolhimento do ICMS, IPI, PIS, COFINS, IRPJ, CONTRIBUIÇÃO SOCIAL e SIMPLES NACIONAL, as Notas Fiscais de entradas e saídas deverão ser entregues em nosso escritório, lembrando que as Notas Fiscais de entrada devem ser escrituradas dentro do próprio mês de aquisição da matéria prima ou mercadoria.

A escrituração será feita de acordo com a entrada das mesmas.
OBS. Para as guias confeccionadas e não pagas que tiverem de ser recalculadas será cobrada uma taxa à parte.

6- A inobservância das orientações acima, dependendo do caso, poderá ocasionar atraso e, até mesmo, paralisação dos serviços contábeis e fiscais, entregas de declarações fora do prazo, atraso na emissão das guias, além de outros problemas legais, ficando as empresas sujeitas a multas e sanções pesadas.
Evidentemente, em tais circunstâncias, a Informa Contábil fica isenta de toda a responsabilidade.

7- Dúvidas decorrentes desta circular deverão ser elucidadas imediata e pessoalmente, em nosso escritório ou por telefone, de 08:00 às 11:00H e de 13:00 às 18:00H, diariamente, de segunda a sexta-feira.

Para nós é motivo de muito orgulho tê-lo (a) como nosso cliente!
Equipe - Informa Contábil